Akademikonferens integritetspolicy

Personuppgiftsansvarig

Sveriges lantbruksuniversitet (SLU) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och personuppgiftsbiträde för KI och UU vid anordnandet av konferenser i deras regi.

Dataskyddsombud vid SLU nås via dataskydd@slu.se

Rättslig grund

GDPR (General Data Protection Regulation) föreskriver att all behandling av personuppgifter skall vila på laglig grund. De lagliga grunder som är aktuella för SLU Akademikonferens är fullgörande av avtal, uppgift av allmänt intresse, samtycke, uppfyllande av rättslig förpliktelse.

SLU Akademikonferens anser att den behandling av dina personuppgifter vi utför är nödvändig för att kunna hantera din anmälan och planera för ditt deltagande i konferenser/evenemang. Den lagliga grund som gäller för de olika typer av behandlingar vi utför beskrivs närmare nedan.

Ändamål

Vi behandlar och lagrar uppgifter du själv lämnar till oss när du anmäler dig till våra konferenser och evenemang.

Uppgifterna används för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden gentemot dig, administrera din anmälan, planera ditt deltagande, betalning, ändringar och avbokningar, och i övrigt ge dig god service.

Personuppgifterna kan vidare utgöra underlag för information till dig om kommande konferenser och evenemang som du är intresserad av. Personuppgifter kan också komma att användas för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER OCH KÄLLAN TILL DEM

ANMÄLNINGAR TILL KONFERENSER OCH EVENEMANG

Syfte: Administrera deltagande i konferens/evenemang, hantering av deltagande i aktiviteter/seminarier, måltider, transporter, boende, hantering av arvode/reseersättning/betalning/återbetalning, statistik, och vidare information till dig om kommande konferenser och evenemang.

Typ av uppgifter: Namn, personnr, kön, befattning, e-post, adress, mobiltelefonummer, telefonummer, val av aktiviteter, bankkontonummer, eventuella allergier och speciella önskemål eller omständigheter. Uppgifter som du lämnat vid anmälan.

Rättslig grund: Fullgörande av avtal rörande planering och genomförande av konferens/evenemang, eller samtycke.

DELTAGARUTVÄRDERING OCH KUNDUNDERSÖKNING

Syfte: Få in återkoppling från deltagare, förbättra våra tjänster och utveckla kommande konferenser och evenemang.

Typ av uppgifter: Namn, mobiltelefonnummer, ip-nummer, dina svar.

Laglig grund: Samtycke.

UTLÄMNANDE

SLU Akademikonferens kan komma att lämna ut dina personuppgifter till den som begär en allmän handling om dina personuppgifter finns i den, i enlighet med reglerna om allmänna handlingar, såvida de inte ska beläggas med sekretess.

ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER

SLU Akademikonferens lägger stor vikt vid säker hantering av dina uppgifter. Vi använder oss av adekvata fysiska, tekniska och administrativa processer och rutiner för att förvalta de uppgifter vi samlar in och åtkomst till personuppgifter ges endast till dem som behöver det för sina arbetsuppgifter.

Uppgifter kan dock även behandlas av den aktuella konferensens/evenemangets värd/uppdragsgivare och personuppgiftsbiträden, dvs företag som SLU Akademikonferens samarbetar med avseende it-drift, betalningar, tryck, distribution, boende, måltider och transporter. Dessa parter får dock inte använda uppgifter om dig för något annat ändamål än för den aktuella konferensen/evenemanget med syfte att tillhandahålla tjänster de anlitas för. De uppgifter som vi samlar in från dig lagras i länder godkända enligt GDPR.

LAGRING

Personuppgifterna sparas så länge det än nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Till exempel raderas uppgifter om specialkostönskemål direkt efter avslutad konferens.

Dina personuppgifter lagras också så länge det krävs enligt lagstiftningen om allmänna handlingar och myndigheters arkiv.

DINA RÄTTIGHETER

Du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter raderade, rättade, begränsade och att få tillgång till de personuppgifter som behandlas, samt rätten att invända mot behandlingen. För att använda dig av dina rättigheter, kontakta dataskydd@slu.se

Vi kan dock inte radera dina uppgifter om det föreligger ett lagstadgat krav på lagring, som exempelvis bokföringsregler, eller när det finns andra legitima skäl till varför uppgifterna måste sparas, eller att bearbetningen är nödvändig för ditt deltagande i konferensen/evenemanget.

ÅTERKALLANDE AV SAMTYCKE

Om SLU Akademikonferens behandling av dina personuppgifter baserar sig på samtycke har du rätt att återkalla detta samtycke.

SYNPUNKTER

Om du har synpunkter på SLU:s personuppgiftsbehandling kan du vända dig till dataskydd@slu.se

Om du inte är nöjd med SLU:s svar på din kontakt, kan du vända dig med klagomål på SLU:s behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten, imy@imy.se eller 08-657 61 00. Du kan läsa mer om Integritetsskyddsmyndighetens tillsyn på https://www.imy.se/vagledningar/for-dig-som-privatperson/klagomal/